In che modo i report di analisi basati sull'intelligenza artificiale aiutano i team del settore retail e dei minimarket a prevenire le frodi da parte dei dipendenti

Il problema: una frode che si nasconde in bella vista 

Nei negozi al dettaglio e nei minimarket, le frodi commesse dai dipendenti raramente saltano all’occhio. Che si tratti di una transazione annullata, di un rimborso in eccesso o dell’apertura del cassetto della cassa senza che sia stata effettuata una vendita, ciascuno di questi episodi, preso singolarmente, sembra una pratica di routine. Tuttavia, quando gli stessi comportamenti si ripetono in diversi turni, punti vendita o tra diversi dipendenti, iniziano a rivelare una realtà ben diversa. 

La sfida per la maggior parte dei team non è che manchino le prove. Il problema è che quei segnali – come i registri delle transazioni, le riprese video e i rapporti sulle eccezioni – sono sparsi su più sistemi e raramente c’è tempo sufficiente per collegarli manualmente. Di conseguenza, le frodi possono passare inosservate per settimane o mesi, nascondendosi nel ritmo quotidiano delle operazioni del negozio. 

Searchlight Cloud cambia questa situazione riunendo in un unico posto video, dati sulle transazioni e analisi basate sull'intelligenza artificiale. L'obiettivo: far sì che il vostro team non si limiti più a esaminare ciò che è accaduto a posteriori, ma sia in grado di individuare i rischi mentre c'è ancora tempo per agire. 

 

Come si presenta effettivamente un’attività sospetta 

Prima di poter individuare una frode, è utile sapere quali schemi cercare. Tra i segnali di allarme più comuni nei negozi al dettaglio e nei minimarket figurano: 

• Ordini elaborati dopo che il cliente se n'è andato 

• Rimborsi senza corrispondente restituzione della merce 

• Ripetute aperture dei cassetti senza vendite, soprattutto durante i turni con scarso afflusso di clienti 

• Sconti applicati manualmente o modifiche dei prezzi applicate più spesso rispetto ai colleghi 

• Differenze di cassa relative a determinati dipendenti o turni 

• Volume di transazioni insolito in prossimità dell'apertura o della chiusura 

• Transazioni ad alto rischio in assenza di un responsabile in loco 

Presi singolarmente, ognuno di questi elementi potrebbe essere un errore. Ma nel loro insieme, soprattutto quando si concentrano su uno stesso dipendente, in una determinata fascia oraria o in una determinata sede, assumono la forma di uno schema che vale la pena approfondire. 

 

Fase 1: Creare report che mettano rapidamente in evidenza le tendenze 

Il primo passo verso un rilevamento proattivo delle frodi consiste nel sostituire la revisione manuale dei dati con report mirati e appositamente realizzati. In Searchlight Cloud, i team possono creare dashboard e report che rispondono a domande operative specifiche quali: 

• Quali dipendenti hanno registrato il maggior numero di annullamenti questo mese? 

• Si sta registrando un picco dei rimborsi in qualche località in particolare? 

• Le aperture dei cassetti senza vendite si verificano più spesso in determinati turni? 

• Il tasso di sconto di un negozio è sensibilmente più alto rispetto a quello degli altri? 

Con Searchlight puoi andare ancora oltre. Basta digitare una domanda o un prompt nella piattaforma e questa genererà un report personalizzato in base alla tua richiesta. Non è necessario configurare manualmente i filtri né estrarre dati da più sistemi. 

Questi report non si limitano a farti risparmiare tempo. Cambiano la domanda da cui parti. Invece di chiederti “Cosa è successo?» dopo aver scoperto una perdita, ti chiedi «Qual è la tendenza?” prima che il problema si aggravi. 

Tipi di segnalazioni che consentono di individuare sistematicamente i casi di frode: 

• Tipo di report, cosa rileva 

• Rapporto sulle transazioni annullate, ripetuti annullamenti post-cliente da parte dello stesso dipendente 

• Rapporto su rimborsi/resi, rimborsi senza restituzione visibile della merce 

• Report cassetti senza vendite, il cassetto si apre senza transazioni corrispondenti 

• Report sugli sconti/sovrascritture dei prezzi: sconti manuali insolitamente elevati per dipendente o sede 

• Report sulle differenze di cassa, ammanchi ricorrenti legati a turni specifici 

• Rapporto sui periodi ad alto rischio, attività sospette durante le fasce orarie a bassa sorveglianza 

 VIDEO: Il nostro ultimo strumento basato sull'intelligenza artificiale che ti aiuta a trovare i dati che cerchi con un semplice comando, generando un report personalizzato in base alla tua domanda. 

 

Fase 2: Indagare più rapidamente grazie ai video e alle transazioni collegati 

Quando un rapporto segnala qualcosa che vale la pena esaminare, Searchlight Cloud ti permette di passare direttamente alla fase di indagine, senza dover cambiare sistema o setacciare manualmente le riprese. 

I dati delle transazioni sono collegati direttamente alle riprese video, quindi un responsabile che esamina un rapporto sui rimborsi può visualizzare in pochi secondi le immagini della telecamera corrispondente. Il cliente ha restituito la merce? C’era qualcuno alla cassa? Il cassetto è stato aperto prima o dopo la transazione? 

Questo è importante perché la rapidità è fondamentale nelle indagini sulle frodi. Più a lungo un incidente rimane senza essere esaminato, più diventa difficile accertare cosa sia realmente accaduto. I dati video e POS integrati consentono di ridurre a pochi minuti ciò che prima richiedeva ore. 

Per gli operatori con più sedi (che si tratti di gestire 10 negozi o 1.000), ciò significa anche che i team addetti alla prevenzione delle perdite possono stabilire le priorità delle indagini da una postazione centrale, anziché recarsi presso ogni singola sede. 

VIDEO: In tutti i contesti di vendita al dettaglio, Searchlight Cloud i filmati video alle transazioni dei punti vendita (POS) per individuare le perdite, rilevare le frodi e portare alla luce i rischi operativi che spesso passano inosservati. 

 

Fase 3: Trasforma ciò che hai imparato in avvisi in tempo reale 

È qui che l’approccio reattivo diventa proattivo. 

Una volta che i tuoi report hanno individuato un andamento sospetto, puoi utilizzare tali informazioni per creare una regola che avvisi il tuo team la prossima volta che si verifica un'attività simile. Gli avvisi possono essere inviati tramite SMS o e-mail, in tempo reale, non appena viene superata una soglia prestabilita. 

Ad esempio: 

Da un rapporto emerge che i rimborsi sospetti tendono a verificarsi durante i turni di chiusura, riguardano importi superiori a 40 dollari e vengono gestiti da un ristretto gruppo di dipendenti. Si imposta un avviso che segnala immediatamente qualsiasi rimborso che soddisfi tali criteri. 

Il gestore di un minimarket nota che, durante i turni notturni, il cassetto delle vendite si apre ripetutamente senza che vi siano transazioni associate. Viene quindi impostata una regola di allerta affinché il responsabile del negozio venga avvisato non appena ciò dovesse ripetersi. 

Un responsabile di zona nota che gli sconti applicati manualmente in un punto vendita registrano un andamento nettamente superiore alla media della catena. Una dashboard ne monitora l'andamento settimana dopo settimana; se si supera una soglia prestabilita, viene attivato un avviso. 

Il punto fondamentale è che questi avvisi si basano su modelli reali rilevati nei vostri negozi, non su regole generiche che generano solo allarmi inutili. Sono calibrati in base alle caratteristiche effettive delle frodi nel vostro contesto. 

Fattori scatenanti comuni degli allarmi: 

• Posizioni aperte superiori a una soglia in dollari entro un intervallo di tempo definito 

• Rimborsi elaborati senza che sia visibile un reso da parte del cliente 

• Il cassetto "Non in vendita" si apre durante gli orari di turno specificati 

• Sconti applicati manualmente superiori alle medie del settore 

• Eccezioni ripetute relative allo stesso dipendente o terminale 

• Modelli di transazione che esulano dai normali intervalli 

 

Perché questo è importante proprio per gli operatori del settore retail e dei minimarket 

Orari di lavoro prolungati. Gestione del contante. Turni notturni in autonomia. Margini ridotti. Numerose sedi. Non si tratta di preoccupazioni astratte: sono le condizioni che rendono il settore della vendita al dettaglio e dei minimarket particolarmente vulnerabili alle frodi da parte dei dipendenti e che rendono particolarmente necessaria una soluzione scalabile. 

Searchlight Cloudsono progettate proprio per far fronte a queste realtà. Offrono ai piccoli team addetti alla prevenzione delle perdite la possibilità di monitorare i rischi su un’ampia rete di punti vendita e aiutano gli operatori a distinguere tra un problema di formazione che richiede un intervento di coaching e un comportamento ricorrente che giustifica un intervento a un livello superiore. 

Non tutte le eccezioni sono frodi — e una buona analisi dei dati ti aiuta a distinguere le une dalle altre prima di muovere un’accusa. Alcuni modelli evidenziano lacune nelle politiche aziendali. Altri rivelano che alcuni dipendenti hanno bisogno di ulteriore supporto. In entrambi i casi, agisci sulla base di informazioni concrete piuttosto che di semplici sospetti. 

 

Introduzione: un approccio pratico 

Non è necessario tenere sotto controllo tutto contemporaneamente. I team più efficaci iniziano concentrandosi su un unico obiettivo: 

• Scegli i tre principali tipi di transazioni ad alto rischio (annullamenti, rimborsi e transazioni non andate a buon fine sono un punto di partenza comune) 

• Generare report suddivisi per dipendente, sede, turno e ora del giorno 

• Controlla regolarmente i valori anomali (farlo settimanalmente è più utile che aspettare che si verifichi una perdita ingente) 

• Abbina i resoconti delle transazioni ai video correlati per confermare l'accaduto 

• Crea regole di allerta solo dopo aver compreso lo schema: la specificità riduce il rumore 

• Affina le soglie nel corso del tempo sulla base di ciò che impari 

Ogni indagine migliora quella successiva. Un caso di frode confermato ti permette di affinare le tue regole. Un falso allarme ti indica dove intervenire. Col passare del tempo, i tuoi avvisi diventano più precisi e il tuo team dedica meno tempo alla ricerca e più tempo ad agire su ciò che conta davvero. 

 

I dati ci sono già 

I dati relativi alle transazioni ci sono. Il video c'è. I dati relativi alle eccezioni ci sono. Ciò che è mancato, per molti team, è un modo pratico per riunire questi segnali con la rapidità necessaria per agire di conseguenza. 

Searchlight Cloud Searchlight offre questa funzionalità agli operatori del settore retail e dei minimarket, trasformando i dati esistenti in report mirati, indagini più rapide e avvisi in tempo reale che informano il vostro team prima che le perdite si aggravino. 

L'obiettivo non è quello di sostituirsi al giudizio del tuo team, ma di fornire loro informazioni più accurate e in tempi più rapidi, in modo che possano agire con sicurezza quando qualcosa non sembra andare per il verso giusto. 

 

Jim Hamilton è il responsabile del Customer Success presso March Networks, dove guida il coinvolgimento strategico con i clienti aziendali per favorire la fidelizzazione, la crescita e il valore aziendale a lungo termine. Lavora a stretto contatto con i dirigenti per allineare le soluzioni di video intelligence agli obiettivi aziendali, aiutando i clienti a massimizzare il ROI e individuando al contempo opportunità per espandere l’adozione di tecnologie innovative. Attraverso un approccio proattivo e consultivo, Jim funge da consulente di fiducia, assicurando che le informazioni raccolte sui clienti contribuiscano a definire la strategia di prodotto e a produrre risultati aziendali significativi.